新規法人・経営者のみなさまを、税金・経理・融資などお金の面からトータルサポートする東京都中央区の川島税理士事務所

従業員10名以下の中小企業経営者・個人事業主、オーナー経営者の経理・税金・経営をトータルで税理士がマンツーマンでサポート

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なぜ経理の合理化が必要なのか?

当事務所では経理業務の合理化を積極的に推進しております。

経理業務を手間とお金をかけずに早く行い、営業に専念できたらいいなと思ったことはありませんか?

当事務所はそんな経営者のみなさまを積極的にサポートします。

経理業務を効率的に行う目的は?

会社経営において求められるのはスピードアップ、コストダウン、IT化等多々あります。経理業務も経営を行う上で必要不可欠なものであり、そこで求められるものは会社経営において求められるものと同じである。

「経理を合理化することの目的」は、経理業務に係わる無駄な作業をできる限り削減し、経理事務を簡素化、単純化することで、経理に費やす時間と経費(主に人件費)を減らすことにあります。

要は、経理業務を手間とお金をかけずに早くやることです。そうすることで、タイムリーに会社業績の把握でき、経営者は次の手を早く打つことができます。

経理業務を効率的に行うポイントは?

代表的なポイントとして次のようなものがあります。

(1) 会社で管理するものは極力少なくすること。

1.小口現金を無くしましょう。
現金を取り扱うということは盗難・紛失の危険や、数えまちがいなどのミスの恐れが必ず伴います。そのための管理や確認作業に必要以上の時間がかかってしまいます。

現金出納帳の作成や現金有高の確認作業がそうです。1円の誤差の原因究明に時間を費やすことは会社の業績向上には一切貢献しません。
お金を数えるのは銀行に任せて、小口現金を無くしてみましょう。

2.預金口座を少なくしましょう。
預金口座を管理する仕事の量は、口座数に比例します。たくさんある預金口座の残高を毎日チェックして、資金移動を繰り返しても何の付加価値は生まれません。

銀行借入やペイオフの問題もあり1本にできない理由もよく分かりますが、それでも口座が1つになると、お金の流れが分かるようになり、会社が儲かっているかどうかも分かるようになります。
 

3.モノを持たないでリースという選択も
固定資産がたくさにあると決算時に台帳を見ながら現物が有るかどうか確認する作業等があります。

このような資産管理のわずらわしさを避けるために所有せずにリースする会社も増えてきました。リースをすれば煩わしい税金や減価償却の手続きも無くなり、決算業務も確実に減ります。

(2) 毎月1回まとめて行うこと。

1.立替経費は給与と一緒に振り込みましょう。
社員が業務で使った交通費や交際費をその都度精算を行っていませんか?

会社のために個人的に立て替えたのだから、社員から依頼があればその都度行うのは当たりまえという考えもありますが、社員が立て替えているのは給料や残業代も同じであり、そちらの方が金額的にも大きいはずですが、毎日残業時間をチェックすることはあっても、毎日残業代を請求する人はいません。

それは1ヶ月分をまとめて支払いルールになっているからです。
ですから、立替経費の精算も同様に毎月1回、20日締めで請求してもらい、25日に給与と一緒に銀行に振込、といったルールを決めてしまえばいいのです。

そうすることで毎日やっていた経費精算が毎月決まった日に集中して処理でき、管理が面倒だった小口現金をやめることができます。

出張が多く個人で立て替えるには金額が大きい場合は、仮払い制度をそのまま継続してください。その場合でも仮払いする金額を銀行からおろしてきて手渡すのではなく社員の個人口座へ振り込みます。出張が終わってから残金があれば会社の銀行へ返金してもらい、不足がある場合は立替経費と同様に給与と一緒に振り込むようにします。

2.支払請求分も毎月まとめて振り込みましょう。
支払業務は取引業者ごとに支払日を心配したり、支払い前の資金繰りの確認等で結構面倒な仕事です。そこで会社の支払日を月1回に決めましょう。

支払い日を決めるうえで重要なポイントは入金の後に支払うことです。売掛金の回収が翌月末であれば、買掛金の支払いは翌々月の10日から15日にします。そうすることで資金繰りが改善でき、経理業務も合理的に行うことができます。
 

3.会計処理をする日を決める。
経費の精算や支払いをまとめてやるように変えた場合、それに合わせて会計処理も月に1度の経費精算時点や支払いのタイミングで作業をするようにしましょう。

小口現金を無くしたなら、お金の出し入れはすべて預金口座を通りますので、毎日つける帳簿(現金出納帳)はなくなり、あとですべてを記録された預金通帳を見れば処理できます。

小口現金さえなくなけば毎日の面倒な帳簿づけから解放されます。

(3) パソコンを使って経理作業を標準化すること。

経理の仕事は発生した取引の結果に対する手続きや記録、集計といった作業なので同じパターンの繰り返し作業が多く、作業の標準化がとてもやりやすく、やり方を改善するとすぐに成果が出ます。

会計ソフトの進化のおかげで経理の仕事は簿記の知識がなくてもできるようになりました。経理の仕事に必要な簿記の知識はパソコンの中に入ってしまい、分類集計は自動的に処理されます。今では経理の仕事は領収書や通帳を見ながら行う入力作業なのです。

従って、良きアドバイザーによるソフトの設定やパターンの登録等の環境設定により、だれでもパソコンを利用して会計処理を行うことが出来るようになります。それによりタイムリーに会社業績の把握でき、経営者は次の手を早く打つことができます。

しかし、パソコンを導入したが期待した成果(月次試算表がすぐ見ることができる。経理部門の残業がなくなった。)が出ないケースが多々あります!!!

パソコン会計導入の目的がハッキリしなければ効果がでません

コンピューター化することにより期待される作業時間の短縮や人件費の削減といった明確な目標が経理のやり方を変え、その一端としてのパソコンを導入することで初めて成果が出るのです。

自計化のメリットは?

  • 翌月の早い時期に決算書が出るようになり、決算書が利用価値のある情報へ変わります。

  • 数字が理解できるようになり、経営現状を常に把握することで自社の問題点の早期発見、解決につながります。

  • 経理担当者のスキルアップと業務の効率化が図れます。

  • 自社の経営計画と実際の数値を比較し、数字を分析することによって自社の健康状態が確認でき、それを経営に反映していくことができます。

経理業務を手間とお金をかけずに早く行い、タイムリーに会社業績の把握し、次の戦略を早く打ちたいとお考えの経営者の皆様、ぜひ一度ご相談ください。

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